A Câmara Municipal de Foz do Iguaçu está em constante evolução, buscando sempre aprimorar seus processos e serviços. Uma das medidas mais recentes foi a implementação de um sistema de digitalização e organização de arquivos, que já está gerando resultados positivos para o município.
Economia de recursos e otimização do espaço físico:
- A digitalização das pastas de arquivo, que antes ocupavam duas salas do anexo da Câmara, liberou espaço físico e eliminou a necessidade de aluguel de um local para armazenamento.
- Essa iniciativa resultou na devolução de dois andares do anexo, que gerou uma economia anual de quase meio milhão de reais em custos de aluguel.
Armazenamento adequado e preservação da memória:
- Os arquivos físicos que não foram digitalizados estão sendo armazenados em local adequado, com temperatura e umidade controladas, garantindo sua preservação a longo prazo.
- Além disso, foi contratada uma apólice de seguro para proteger o acervo contra imprevistos.
Facilitação do acesso à informação:
- A digitalização dos documentos facilitou o acesso dos servidores e da população aos dados.
- Os servidores podem solicitar a digitalização de documentos específicos e recebê-los em um prazo máximo de 24 horas.
- Já a população pode solicitar documentos através da plataforma digital 1doc, com prazos de entrega também definidos.
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Redução da produção de documentos físicos:
- A Câmara estima que a digitalização já tenha deixado de imprimir 58 mil documentos.
- Já foram produzidos quase 12 mil documentos oficiais de forma online.
- A intenção é continuar reduzindo a produção de documentos físicos, alinhada com a transformação digital, a redução de custos e a sustentabilidade ambiental.
Comissão de servidores trabalha na definição do tempo de guarda dos documentos:
- Uma comissão de servidores está analisando quais documentos podem ser descartados do arquivo físico, após a digitalização.
- Essa medida visa otimizar ainda mais o espaço físico e reduzir custos.
