Estar com o CNPJ inapto significa que a empresa não está em conformidade com as obrigações fiscais exigidas pela Receita Federal. Essa situação geralmente ocorre quando a empresa deixa de enviar declarações obrigatórias, como RAIS, DCTF, e GFIP, mesmo que esteja inativa.
Quando a Receita Federal declara um CNPJ como inapto, a empresa enfrenta várias restrições, incluindo:
- Impedimento de Operações Comerciais: A empresa não pode realizar negócios regularmente, como emitir notas fiscais ou celebrar contratos comerciais.
- Impossibilidade de Abrir Novas Empresas: Os sócios e administradores da empresa com CNPJ inapto podem ser impedidos de abrir novas empresas ou obter novos CNPJs.
- Nulidade dos Documentos Fiscais: Documentos fiscais emitidos pela empresa podem ser considerados nulos ou inidôneos, o que invalida transações comerciais.
- Responsabilização dos Sócios: Os sócios podem ser responsabilizados pelos débitos fiscais da empresa, sendo cobrados pessoalmente.
- Impedimento de Transações Bancárias: A empresa fica impossibilitada de movimentar contas-correntes, realizar aplicações financeiras, obter empréstimos e realizar outras transações bancárias.
- Impedimento em Licitações: A empresa não pode participar de licitações e editais públicos, o que limita suas oportunidades de negócios.
Para regularizar a situação, a empresa deve apresentar as declarações pendentes e cumprir todas as obrigações fiscais. Uma vez que a Receita Federal verifica a conformidade, o CNPJ pode ser reativado e as restrições removidas.
Os motivos mais comuns para que um CNPJ seja declarado inapto são:
- Omissão na entrega de declarações obrigatórias: A principal razão para um CNPJ tornar-se inapto é a falta de envio de declarações fiscais obrigatórias, como DCTF, DEFIS, RAIS, GFIP, e SPED EFD-Contribuições. Se uma empresa deixa de entregar essas obrigações por dois anos consecutivos, a Receita Federal pode declarar o CNPJ como inapto.
- Registros contábeis incorretos ou não enviados: Erros na escrituração contábil ou a falta de envio dos livros fiscais conforme exigido pela legislação também podem resultar na inaptidão do CNPJ.
A inaptidão do CNPJ acarreta várias consequências, como a impossibilidade de realizar transações financeiras, participar de licitações públicas, e até a responsabilização dos sócios pelos débitos da empresa. Portanto, é essencial que as empresas cumpram regularmente todas as obrigações acessórias para evitar complicações legais e operacionais.
Para regularizar um CNPJ inativo, é necessário entregar à Receita Federal as declarações que foram omitidas ou comprovar que os documentos foram entregues, caso tenha ocorrido algum problema.
Esses procedimentos podem ser feitos pela internet, no sítio da Receita Federal.
Para regularizar a sua situação e ativar novamente o seu CNPJ, você deve sanear todas as pendências, ou seja, entregar todas as declarações que foram omitidas e que estão listadas no e-ADE e também as que venceram após a emissão do e-ADE.
Se a omissão for decorrente de equívocos cadastrais, por exemplo, um erro na natureza jurídica do CNPJ, o erro deve ser corrigido para que se possa eliminar a omissão.
Contudo, a reversão da inaptidão não significa que será emitido um novo Ato Declaratório Executivo e nem mesmo que o anterior será cancelado.
O processo de regularização é realizado diariamente, levando em consideração a documentação existente da situação fiscal até as 17 horas de cada dia.
Impacto da Inaptidão do CNPJ nas Operações Fiscais e Contábeis
A inaptidão do CNPJ de uma empresa tem um impacto direto e significativo nas suas operações fiscais e contábeis. Um dos principais problemas é a impossibilidade de emitir notas fiscais, o que paralisa as vendas e impede a empresa de registrar legalmente suas transações comerciais. Isso pode ter um efeito cascata, prejudicando o fluxo de caixa e dificultando o cumprimento de outras obrigações financeiras, como o pagamento de fornecedores e funcionários.
Além disso, a empresa com CNPJ inapto perde sua inscrição estadual, o que impede a compra e venda de mercadorias de forma legal. Sem a inscrição estadual ativa, a empresa não pode emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e), o que é obrigatório para a maioria das operações comerciais. Isso também afeta a contabilidade da empresa, que fica impedida de registrar corretamente as transações, levando a inconsistências contábeis que podem gerar multas e penalidades adicionais.
Outro impacto significativo é a restrição ao crédito. Instituições financeiras e fornecedores geralmente realizam verificações no status do CNPJ antes de conceder crédito ou firmar contratos. Um CNPJ inapto indica que a empresa está em situação irregular, o que diminui sua credibilidade e pode resultar na recusa de crédito ou na exigência de garantias mais robustas. Isso dificulta a gestão financeira da empresa e pode comprometer sua capacidade de crescer ou se expandir.
Por fim, a inaptidão do CNPJ também afeta a imagem da empresa no mercado. Clientes e parceiros podem interpretar a inaptidão como um sinal de má gestão ou problemas financeiros, o que pode prejudicar os negócios e levar à perda de oportunidades. Para evitar esses impactos negativos, é crucial que a empresa atue rapidamente para regularizar o CNPJ inapto, garantindo que suas operações fiscais e contábeis estejam sempre em conformidade com a lei.
Se o CNPJ de uma empresa for declarado inapto, é crucial entender as ações necessárias para regularizar a situação, que variam de acordo com a natureza jurídica do CNPJ:
Microempreendedor Individual (MEI)
- Ação Necessária: O MEI deve apresentar a Declaração Anual Simplificada do Microempreendedor Individual (Dasn-Simei) para os períodos em que estava registrado como MEI, mesmo que a empresa não tenha tido atividade ou não tenha débitos a declarar.